एम एस एक्सेल फुल कोर्स हिंदी मेें – MS Excel Full Course in Hindi
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल क्या है – What is MS Excel in Hindi
Introduction (परिचय )
एम एस एक्सेल माइक्रोसॉफ्ट द्वारा बनाए गए सॉफ्टवेयर पैकेज एमएस ऑफिस का स्प्रेडशीट प्रोग्राम है इसे संक्षेप में एक्सेल भी कहा जाता है।
कोई भी स्प्रेडशीट बहुत से खानों या सैलों का समूह होता है जिन्हें पंक्तियों ( rows) तथा कॉलमों (columns) में व्यवस्थित किया जाता है। पंक्तियों और काॅलमो के कटान बिंदुओं से सेल(Cell) बनते हैं। प्रत्येक स्प्रेडशीट को वर्कशीट भी कहते हैं स्प्रेडशीट में पंक्तियों को संख्याओं से व कॉलमो को अक्षरों, जैसे A,B,C आदि से पहचाना जाता है।
किसी सेल का एड्रेस ( Address) उसकी पंक्ति तथा कॉलम के नाम से संयोग(Combination) से बना होता है स्प्रेडशीट में फॉर्मेटिंग करने के लिए एमएस वर्ड की भांति कई टूल बार उपलब्ध होते हैं।
वर्कशीट में विद्यमान संख्याओं तथा नामों को विभिन्न प्रकार के ग्राफों और जैसे पाई चार्ट, लाइन ग्राफ, बार चार्ट, त्रि-आयामी(Three dimensional) के रूप में प्रस्तुत कर सकते हैं।
इलेक्ट्रानिक स्प्रैडशीट के प्रकार
(Elements of electronic spreadsheet)
व़र्ड प्रोसेसर की तरह स्प्रैडशीट में भी एक मुख्य एप्लीकेशन होती है। इस विण्डो के कई भाग होते है।
जैसे- टाइटल बार, एक्सेस, टूलबार, रिबन आदि।
स्प्रेडशीट मे डेटा को इनपुट करना तथा उसकी प्रोसेसिंग का कार्य वर्कशीट एरिया मे होता है।
स्प्रेडशीट की मुख्य विण्डो के विभिन्न Types का वर्णन इस प्रकार है-
ऑफिस बटन (Office button)-
एक्सेल शीट पर बाएं कोने में बने एक बड़े बटन को ऑफिस बटन कहते हैं। इस बटन पर क्लिक करने पर ( new, open, save, save as और print) आदि ऑप्शन होते हैं।
क्विक एक्सेस टूलबार (quick access toolbar)
ये टूलबार ऑफिस बटन के दाएं ओर होता है इसके साथ एक छोटा त्रिकोण बना होता है उस पर क्लिक करके इस बार में अतिरिक्त ऑप्शन जोड़े जा सकते हैं। इस टूलबार को
रिबन के नीचे भी स्थापित किया जा सकता है। इसके लिए छोटे त्रिकोण पर क्लिक करके इसमें नीचे दिए गए ऑप्शन show below the ribbon को चुनने पर क्विक एक्सेस टूलबार नीचे आ जाता है।
टाइटल बार (Title bar)
क्विक एक्सेस टूलबार के दाएं ओर बनी पट्टी को टाइटल बार कहते हैं। टाइटल बार पर वर्कबुक का नाम अंकित होता है इसमें दाएं कोने पर तीन बटन( minimize, restore and close) होते हैं।
रिबन (ribbon)
टाइटल बार के नीचे और फार्मूला बार के ऊपर के पैनल को रिबन कहते हैं इस पर सात टैब (home, insert, page layout, formulas, data, review and view) होते हैं। इन टैब्स पर क्लिक करने पर विभिन्न ग्रुप्स प्रकट होते हैं, जिनमें विभिन्न फंक्शनस के लिए विभिन्न ऑप्शन बटन दिए गए होते
हैं।
फार्मूला बार
रिबन के नीचे तथा काॅलम बाक्स के ऊपर फार्मूला बार स्थित होता है। जब किसी सैल में डेटा प्रविष्ट किया जाता है तो वह डेटा उस सैल के साथ फार्मूला बार में भी दिखाई देता है। फार्मूला बार के दाईं ओर एक बड़ा बटन होता है जिस पर fx लिखा होता है तथा क्लिक करने पर नए बटन प्रकट होते है। फार्मूला बार में कुछ डेटा प्रविष्ट कराकर पहले बटन पर क्लिक किया जाता है।
वर्कशीट (Worksheet)
फार्मूला बार के नीचे का विशाल भाग वर्कशीट एरिया होता है। यह अनेक पंक्तियों एवं काॅलमो मे विभाजित होता है। इसके ऊपर एक सीधी पट्टी होती है जिस पर काॅलमनेम (A,B,C,D.....) तथा बाईं तरफ एक ऊर्ध्वाधर (Vertical) पट्टी होती है जिस पर राॅ (Row) नेम (1,2,3.....) लिखे होते हैं।
वर्कशीट के दाईं ओर के स्क्रॉल बार को वर्टिकल स्क्रॉल बार तथा नीचे के स्क्रॉल बार को हाॅरिजेंटल स्क्रॉल बार कहते है। ये स्क्रॉल बार वर्कशीट को ऊपर-नीचे या दाएँ-बाएँ खिसकाने के काम आता है।
वर्कबुक (Workbook)
एक्सेल की फाइल को वर्कबुक भी कहते हैं, इसका एक्सटेंशन .xls होता है। प्रत्येक वर्कबुक अनेक वर्कशीटों से मिलकर बनी होती है। प्राय: एक वर्कबुक में 3 वर्कशीट होती हैं किंतु आवश्यकतानुसार वर्कशीटों की संख्या बढ़ाई जा सकती है। एक वर्कबुक में अधिकतम 255 वर्कशीटें आ सकती हैं।
शीट टैब (sheet tab)
हारिजेंटल स्क्राल बार के बाई ओर शीट टैब होता है जिस पर किसी वर्कबुक की कुल सीट्स अंकित होती है इस टैब के बाई ओर चार बॉक्स होते हैं, इन्हें वर्कशीट टैब स्क्रोल बटन कहते हैं इनके उपयोग से वर्कशीट टैब को आगे पीछे खिसकाया जा सकता है।
स्टेटस बार (Status button)
वर्कशीट पर सबसे नीचे स्थित टैब को स्टेटस बार कहते हैं इस
स्टेटस बार पर विभिन्न ऑप्शन प्रदर्शित होते हैं। नए ऑप्शन जोडने अथवा हटाने के लिए स्टेटस बार पर माउस ले जाकर दायाँ बटन (Right button) क्लिक करने पर कस्टमाइज स्टेटस बार खुलता है, जिसमे से मनचाहे ऑप्शन चुने जा सकते हैं।
कॅन्टैक्सट मेन्यू (Context menu)
यह टूलबार वर्कशीट पर जाकर माउस से right click करने पर प्रदर्शित होता है। इसमे सामान्य फॉर्मेटिंग कुंजियाँ होती हैं।
मिनी टूलबार (mini toolbar)
इस टूलबार मे होम टैब के फाॅण्ट ग्रुप, क्लिप आर्ट ग्रुप, एलिमेण्ट ग्रुप के अधाक प्रयोग होने वाले ऑप्शन दिए होते हैं।
स्प्रैडशीट को खोलना (Opening of spreadsheet)-
हम स्प्रैडशीट को स्टार्ट मेन्यू से निम्न प्रकार से आरंभ किया जाता है-
Start- All programs- m.s. office- m.s. excel को क्लिक कीजिए।
ऐसा करते ही कम्प्यूटर स्क्रीन पर स्प्रैडशीट की मुख्य विण्डो खुल जाएगी जिसमे खाली वर्कशीट होगी।
वर्कशीट खोलना (Opening of worksheet)-
साधारणतया स्प्रेडशीट विंडो मे एक खाली वर्कशीट स्वत: ही खुली होती है और एक स्प्रेडशीट मे Book1, book2, book3
नाम की तीन वर्कबुक जुड़ी होती है। यदि यूजर चाहे तो किसी वर्कबुक मे नई वर्कशीट भी जोड़ी जा सकती है। इसके लिए शीट टैब पर जाकर shhet 3 के दाईं ओर स्तिथ बटन पर क्लिक करने पर नई शीट खुल जाती है अथवा इसके लिए शॉर्टकट key (shift+f11) का भी उपयोग किया जा सकता है।
सेल्स की एड्रेसिंग करना
स्प्रैडशीट के वर्कशीट एरिया मे कई क्षैतिज पंक्तियाँ एवं ऊर्ध्वाधर काॅलम होते है। पंक्तियों को उनके बाएँ पडी हुई संख्याओं 1,2,3.......आदि से तथा काॅलमों को उनके ऊपर लिखे हुए अक्षरों A,B,C....... आदि से पहचानते हैं। किसी सेल को उसकी पंक्ति संख्या और कॉलम नाम के जोड़े से पहचाना जा सकता है जिसे सेल का पता (Adress) कहा जाता है। सेल के पते को नेम बाॅक्स में दिखाया जाता है, उदाहरण के लिए,B काॅलम तथा10 पंक्ति के कटान से बने सेल का एड्रेस B10 होगा। एम एस एक्सेल मे फार्मूले लिखते समय अधिकतर एकल सेल्स (Cells) या सैलों की रेंज को संदर्भित किया जाता है। सेल संदर्भ तीन प्रकार के होते हैं-
1. निरपेक्ष (Absolute) 2. सापेक्ष (Relative)
3. मिश्रित (Mixed)
स्प्रैडशीट को प्रिण्ट करना (Printing of spreadsheet)
स्प्रैडशीट को प्रिण्ट करने से पहले यूजर को कागज का आकार, प्रकार और मार्जिन पता होना चाहिए। यह कार्य हम पेज लेआउट से कर सकते हैं।
स्प्रैडशीट मे
